Ces dernières années, les organisations se sont davantage tournées vers des offres basées sur le cloud, qui sont simplement un modèle de logiciel en tant que service. Les modèles basés sur le cloud présentent divers avantages tels que le paiement à l'utilisation, l'évolutivité, la flexibilité, un environnement prêt à l'emploi, une maintenance et une assistance sans tracas. Office 365 de Microsoft est une solution bureautique basée sur le cloud. Les autres versions de Microsoft Office sont basées sur l'installation, qui suit le modèle traditionnel d'achat et d'installation, et la licence est achetée par utilisateur. Par conséquent, pour utiliser Microsoft Office sur plusieurs systèmes, il faut acheter plusieurs licences. Mais dans le cas d'Office 365, le service est multi-utilisateurs et basé sur un abonnement.
Les versions basées sur l'installation de Microsoft Office sont des logiciels traditionnels, achetés moyennant des frais uniques, et peuvent ensuite être installés sur un système pour être utilisés. Cependant, plusieurs copies doivent être achetées pour une installation sur plusieurs machines. Ces versions traditionnelles à achat unique sont livrées avec des applications telles qu'Excel, PowerPoint et Word pour une seule machine. La mise à jour n’est pas non plus automatique ; il faut acheter les dernières versions pour obtenir des fonctionnalités et des mises à jour plus récentes. Ces versions ne fournissent aucun stockage en ligne et le support technique se limite également à l'installation initiale.
Le modèle d'abonnement Office 365 est livré avec des applications telles qu'Excel, Word, PowerPoint, Outlook, OneNote et Access. Dans ce modèle, on peut soit payer une petite redevance mensuelle, soit un paiement annuel avec une remise supplémentaire. Office 365 peut être installé sur plusieurs appareils comme les PC, Mac, téléphones (Android et iPhone) et tablettes. L'installation est autorisée sur un maximum de cinq appareils (dans n'importe quelle combinaison) et les mises à jour sont également automatiques (pas besoin d'acheter de nouvelles copies ou abonnements). Le stockage cloud est disponible à des fins de partage ou de collaboration depuis n'importe où et n'importe quel système. Un support technique continu tout au long de la période d’abonnement est également inclus.
Office 365 et les versions d'Office basées sur l'installation ont chacune leurs propres avantages et inconvénients, de sorte que la décision entre les deux dépend entièrement des utilisateurs et de leurs besoins individuels.